Keskusarkisto

Pudasjärven kaupungin arkiston asiakirjat mahtuivat arkiston toiminnan alkuvuosina yhteen asiakirja-arkkuun. Myöhemmin arkisto sai oman arkistotalorakennuksen Pietarilantiellä, jossa arkisto vanhan kunnantoimiston yhteydessä sijaitsi vuoteen 1974 asti. Asianmukaiset tilat arkisto sai keväällä 1974 uudesta kunnanvirastotalosta (nyk. kaupungintalo), Varsitie 7, missä se toimii edelleen. Vuonna 1995 keskusarkiston remontin yhteydessä arkisto sai tietoverkkoyhteydet arkistotilaan.

Kaupungin arkistoon kuuluvat kaikki kaupungin tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä päätearkistossa tai eri työ- ja toimipisteissä.

Arkistotoimen tavoitteena on, että asiakirjat edistävät kaupungin jokapäiväistä toimintaa, tukevat oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista sekä palvelevat tieteellistä tutkimusta. Tietopalvelutehtävien ja organisaatioyksiköiden päivittäistä työtä tukevien tehtävien kautta arkistotoimi liittyy kaupungin tietohuoltoon ja tietohallintoon.

Kaupungin arkistossa olevat asiakirjat ovat julkisia, luvanvaraisesti julkisia ja salaisia. Asiakirjoja ja arkistoaineistoja annetaan nähtäväksi ottaen huomioon lainsäädännöstä johtuvat rajoitukset. Julkisia asiakirjoja voidaan tutkia keskusarkistotilassa virastoaikana tutkijoille annettuja ohjeita noudattaen.

Mitään arkistoaineistoja ei lainata yksityisille henkilöille viraston ulkopuolelle, mutta ne ovat ko. henkilöiden katsottavissa virastossa toimihenkilöiden valvonnassa. Terveystietojen osalta asiakirjojen tutkiminen ja lainaaminen tutkimuskäyttöön tapahtuu johtavan lääkärin luvalla.

Asiakirjoista saa kopioita ja todistettuja asiakirjajäljennöksiä tilauksesta lunastusta vastaan.

Pudasjärven kaupungin arkistotoimi jakaantuu osa-alueisiin, jotka edelleen jakaantuvat erillisiksi vastuualuekohtaisiksi arkistoiksi.

Arkistotoimen toiminta

Arkiston tehtävänä on huolehtia kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Asiakirjat järjestetään ja luetteloidaan niin, että ne ovat nopeasti ja helposti käytettävissä.

Kaupungin keskusarkiston tehtäviin kuuluu myös toimistojen ja laitosten arkistonhoidon ohjaus ja kehittäminen. Tämä alue onkin voimakkaasti laajentunut ja alkuperäisten tehtävien ohella arkisto on myös mukana hyödyntämässä ja kehittämässä tietotekniikan tuomia palveluja.

• kaupungin arkistotoimen suunnittelu, kehittäminen ja johtaminen
• arkistotoimen koulutus, ohjaus ja neuvonta
• tietopalvelu: haut, selvitykset, todistukset, julkisuus ja tietosuoja
• kaupungin keskusarkiston tehtävät
• julkisten kuulutusten ilmoitustaulun hoito

Kokoelmat

Pudasjärven kaupungin keskusarkisto tarjoaa kaupunkilaisten ja tutkijoiden käyttöön yli 900 hyllymetriä asiakirjoja, joista muodostuu yli 140 arkistoa. Pääosan kokoelmista muodostavat kunnallisten viranomaisten arkistot, mutta niiden lisäksi arkisto on vastaanottanut pudasjärvisten yhdistysten ja yksityishenkilöiden arkistoja. Arkistoaineksen lisäksi keskusarkistossa on Pudasjärven kaupungin painotuotteiden ja toimintakertomusten kokoelma.

Toiminnassa olevien työpisteiden arkistot lisättynä keskusarkistossa oleviin arkistoihin – yhteinen kunnallisten asiakirjojen määrä on yli 2 hyllykilometriä kansioina.

Asiakirjojen käyttö

Asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja asiakkaat saavat niitä arkiston tutkijahuoneessa käytettäväksi. Tarkemmat tiedot kokoelmista selviävät arkistoluetteloista. Lisäksi tiedonhakua helpottavat muut erilaiset kortistot ja luettelot.

Asiakirjoja lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi Kansallisarkistoon, maakunta-arkistoihin ja joihinkin erikoisarkistoihin. Vastaavasti tutkija voi tilata muiden arkistojen asiakirjoja keskusarkistossa suoritettavaa tutkimustyötä varten. Tilaukset tekee kaupungin keskusarkisto. Kaukolainapalvelu on maksullista.

Terveystietojen osalta asiakirjojen tutkiminen ja lainaaminen tutkimuskäyttöön tapahtuu johtavan lääkärin luvalla.

Asiakirjoista saa kopioita ja todistettuja asiakirjajäljennöksiä tilauksesta lunastusta vastaan.

• Julkisuuslaki

Hallintokeskuksen käsikirjasto

Asiakkaiden käytettävissä on myös hallintokeskuksen käsikirjasto. Se koostuu Pudasjärven kaupungin historiaa käsittelevistä teoksista ja erilaisista tutkimuksista Pudasjärven kaupungin alueelta.