Kaupungin eri hallintokunnat valmistelevat hankkeet. Hanketiimi kokoontuu tarvittaessa ja käy läpi mm. hankesuunnitelmien aihiot. Mikäli hanketiimi puoltaa hankevalmistelua, sen valmistelua voidaan jatkaa valiokuntien ohjausesityksen kautta kaupunginhallitukseen.
Rahoittajat antavat hanketukea uuden kehittämiseen tai investointeihin, ei kaupungin omaan perustoimintaan. Rahoittajien tukiprosentti vaihtelee rahoittajasta riippuen. Kaupungin hakemat hankkeet valmistellaan havaittuun tarpeeseen eikä niitä haeta vai siitä syystä, että tukea on tarjolla. Hankkeita moititaan usein, että niistä ei jää mitään jäljelle. Usein hankkeilla haetaan lisäresurssia uusien toimintamallien tai muun sellaisen kokeilemiseksi. Tämä ei välttämättä näy suoraan kuntalaisille vaan se toimii lisäresurssina valmisteleville virkamiehille.
Hankkeita seurataan kaupunginjohtajan nimeämässä hanketiimissä. Kaupunginhallitus päättää, mihin hankkeisiin kaupunki lähtee mukaan.
Hankkeita on erilaisia
Kaupungin hallinnoima hanke, jossa kaupunki toimii hakijana, hallinnoijana ja toteuttajana. Kaupunki maksaa kuntarahaosuuden muutoin paitsi rahoittajan 100 % rahoittamassa hankkeessa.
Kumppanuushanke, jossa yksi taho on hankkeen päätoteuttaja ja muut tahot kumppaneita. Jokainen taho valmistelee isoon kokonaisuuteen liittyen oman kunnan näkökulmasta ne toimenpiteet, joihin hankkeessa paneudutaan. Jokainen kumppani hoitaa oman osuutensa hankehallinnoinnin, toteutuksen, raportoinnin sekä kuntarahaosuuden.
Osallisuushankkeessa on erillinen taho, joka pyytää muita tahoja mukaan osallisuushankkeeseen omarahoitusosuudella. Hankkeen toimenpiteet koskettavat tällöin myös Pudasjärven kaupunkia jollain tavalla. Hankehallinnointi ja toimenpiteet hoidetaan hakijan toimesta. Kaupungilta on vain yhteyshenkilö, joka seuraa, että hankkeesta saadaan sovittu hyöty kuntarahaosuutta vastaan.